Notulen JAV 15 december 2009
Verslag van de op 15 december 2009 gehouden algemene ledenvergadering van TV Vreeswijk
Plaats van de vergadering: Tennispaviljoen TVV
Aanwezig:
Het bestuur:
Jacqueline Knijnenburg, voorzitter
Jacco Bergman, penningmeester
Jeanette Verbeek, secretaris
Voorts aanwezig:
Jan Snijder, Tjibbe Kuipers, Eddy Vermeulen, Clazien Bouman, Peter Paul Schrauwen,
Annemiek Pieneman, Fred Haxe, Rob Meuwsen, Jack Mackaij, Adrie Mackaij, Johan
Veenema, Ton Zeilstra, Jaap van Vliet, Thea van Halen, Gerrit van Halen, Henny van Dijk, Nico Werensteijn, Marian van Dijk, Koos Rentick, Ronald Stekelenburg, Lies Busser, Corrie Wolleswinkel, Joop van Dooren, Gerrit van der Vlerk, Kees Elbertse, Maria Schrijvers-de Vos, Ivo Schrijvers, Ine van Heugten, Francoise Jonker, Ine Wassenaar, Hans Verstegen, Thea van Batenburg, John van Batenburg, Marthe Igaz, Theo Maas, Marieke Dam, Dick Marijne, Robin van Halen, Maarten Kievit, Gerard van Veenendaal, Jo de Beer, Han Rekker, Lia Rekker, Henny van Zwieten, Ben Topper, Gerard Pieneman, Pieter van Zwieten, Evert Kwakman, Gerard van Woudenberg, Henk Kodden, Celia de Ruiter, Marcel Rijkenberg, Hans de Kok, Wim de Jongh, Carole van der Louw, André de Vree, Irma Viehoff, Peter Viehoff, Reimert Buizert, Ton Bruinink, Gerwin Timmerman, Geke Bergman-van Asperen, Jacco Bergman, Vincent van Rossum, Edi Igaz, Martin van Tellingen en Henk Bleeker
Afwezig met kennisgeving:
Joop Alkemade, Wineke Vlek, John Doeser, Wil Steigerwald, Louise Steigerwald, Jans
Man-in-het-Veld, Paulien Labrie, Bert Stekelenburg, Ria Stekelenburg, Betty de Beer,
Karen den Hartog, Henk Noothout, Linda Noothout, Marga van Tellingen, Marcel Hakman,
George Lagemaat, Marco Vos, Maarten Verhaegh, Franca Verhaegh, Miriam Huisman en
Marianne Schoonheim.
1. Opening
De voorzitter, Jacqueline Knijnenburg, opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom met de woorden “vraag niet wat jouw vereniging voor jou kan betekenen, vraag wat jij kunt doen voor jouw vereniging”.
2. Mededelingen
Met Inter Megasport Houten is een driejarig sponsorcontract afgesloten. De officiële tekening van het contract zal tijdens de nieuwjaarsreceptie van de vereniging, gepland op 3 januari, aanvang 15.00 uur, plaatsvinden.
3. Ingekomen en uitgaande stukken
Het verslag van de kascontrolecommissie, alsmede een extra notitie over het verenigingsjaar 2008-2009 is hedenavond door deze commissie aan het bestuur overhandigd.
4. Goedkeuring verslag van de op 16 december 2008 plaatsgevonden ALV
Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.
Naar aanleiding van bladzijde 11 van het verslag zegt Joop van Dooren dat hij als adviseur aan de barcommissie zou worden toegevoegd en dat hij hier pas afgelopen november voor benaderd is. Hij spreekt hier zijn onvrede over uit.
5. Jaarverslag Secretaris
Het jaarverslag wordt akkoord bevonden.
6. a. Jaarverslag Penningmeester inclusief financiële jaarstukken
Het jaarverslag wordt akkoord bevonden
b. Verslag kascontrolecommissie
Jacqueline Knijnenburg leest het verslag van de kascontrolecommissie over het verenigingsjaar 2008-2009 voor.
De commissie vraagt of het mogelijk is dat er voorraadlijsten van de goederen en emballage per einde van het boekjaar voorhanden zijn.
Ook vraagt zij aandacht voor de planning en nakoming van de bardiensten
c. Verlenen van décharge door ledenvergadering
Met inachtneming van de aanbeveling van de kascontrolecommissie genoemd onder punt 6b adviseert de commissie de vergadering décharge te verlenen aan de penningmeester voor het verenigingsjaar 2009-2010.
De vergadering stemt in met het advies van de kascontrolecommissie.
d. Benoeming nieuwe kascontrolecommissie voor het jaar 2009/2010
De kascontrolecommissie voor 2010 bestaat uit Jack Mackaij, George Lagemaat en Marco Vos.
7. Begroting 2009-2010
a. contributievoorstel
De vergadering stemt in met de begroting en gaat akkoord met het contributievoorstel.
8. Behandeling verslagen commissies, alsmede benoemen van nieuwe
commissieleden
a. Verslag Recreatiecommissie
Het verslag wordt akkoord bevonden.
b. Verslag Redactie Net Uit
Het verslag wordt akkoord bevonden. Aandacht wordt gevraagd voor versterking van de redactiecommissie. Indien geïnteresseerd kan men contact opnemen met Miriam Huisman.
c. Verslag Barcommissie
Het verslag wordt akkoord bevonden.
Annemiek Pieneman stopt met haar werkzaamheden als barhoofd.
Aandacht wordt gevraagd voor de invulling van de vacature van barhoofd.
d. Verslag Wedstrijd Commissie
Het verslag wordt akkoord bevonden.
Afscheid wordt genomen van Marcel Rijkenberg, Lies Busser en Henny van Dijk.
Voorzitter van de wedstrijdcommissie wordt Gerwin Timmerman. Ook komt Bianca Plomp de commissie versterken.
e. Verslag Beheercommissie
Het verslag van de Beheercommissie wordt akkoord bevonden.
Afscheid wordt genomen van Eddy Vermeulen. Gezocht wordt naar een opvolger. Een uitgebreide functiebeschrijving staat opgenomen in de nieuwsflits van 13 december.
f. Verslag Opentoernooi commissie
Het verslag wordt akkoord bevonden.
g. Verslag Veteranencommissie
Het verslag wordt akkoord bevonden.
Afscheid wordt genomen van Wim de Jongh. Zijn werkzaamheden worden overgenomen door Karen den Hartog.
H. Verslag Sponsor- en pr-commissie
Het verslag van deze commissie is abusievelijk niet in het jaarboekje opgenomen. Hiervoor excuses.
De voorzitter leest daarom dan ook het verslag voor.
De commissie is uitgebreid van 2 naar 4 leden.
De taken van en de verantwoordelijkheden van de commissie zijn:
- het maken van sponsorbeleid en het onderhouden van een sponsorplan
- vastleggen van afspraken met de sponsors in een zakelijke overeenkomst
- zorgdragen dat er contractueel overeenkomen tegenprestatie door de sponsor op een correcte wijze wordt uitgevoerd
- het voeren van gesprekken met sponsors
- het interesseren van bedrijven voor allerlei vormen van sponsoring
- het schrijven van promotionele (nieuwe) artikelen
- sponsorgelden innen in samenwerking met de penningmeester
- het jaarlijks organiseren van een gezellige dag voor de sponsoren.
Het verslag wordt akkoord bevonden.
i. Verslag Jeugdcommissie
j. Verslag Feestcommissie
Bovengenoemde verslagen worden akkoord bevonden.
De voorzitter bedankt de personen die gestopt zijn met hun activiteiten binnen de commissies voor de getoonde inzet. Daarnaast bedankt zij Gerard Pieneman en Eddy Vermeulen voor hun inzet voor de organisatie van het klaverjassen binnen de Vereniging en Koos Busser voor de elektriciteitswerkzaamheden die hij binnen de vereniging verricht heeft.
Zij reikt aan deze personen een Irischeque uit.
Op de vraag of Atilla Montvai voor zijn inzet binnen een aantal commissies bedankt is wordt bevestigend geantwoord.
De klaverjasactiviteiten worden door Lia Rekker en Jan Snijder overgenomen.
9. Overzicht samenstelling commissies 2010
Het overzicht van de samenstelling van de commissies zal op een aantal punten gewijzigd worden en daarna op de website geplaatst worden.
10. Beleidsplan TVV
De voorzitter geeft aan dat de vereniging de afgelopen jaren niet zonder beleid is bestuurd, maar er nooit beleid op papier is vastgelegd.
Door richtlijnen en doelen in een beleidsplan vast te leggen ontstaat er meer duidelijkheid in de actieplannen.
Er is een start gemaakt met het opstellen van een beleidsplan, waarbij vier aandachtspunten nader uitgewerkt en in diverse commissie besproken zullen gaan worden.
Deze uitgangspunten zijn:
- Kwaliteit
- Gezelligheid
- Communicatie
- Ledenopbouw/ledenbestand.
Onder dit punt wordt nog in het kort gediscussieerd over de vervanging van de keukenapparatuur.
Gesteld wordt dat in goed overleg met de barcommissie de vervanging van de apparatuur van de keuken besproken en uitgevoerd zal worden. Trekker van dit project is Hans de Kok.
Gesteld wordt dat goede communicatie hierbij een voorwaarde is.
Het inmiddels gemaakte stappenplan/uitgangspunten over de vervanging van de apparatuur zal ter kennisname op de website van de vereniging geplaatst worden.
Via dit communicatiekanaal zullen de leden over de voortgang van het project op de hoogte gehouden worden.
11. Bardiensten
Martin van Tellingen geeft een analyse op de in november gehouden enquête van de bardiensten.
De enquête is naar 517 leden, die ouder dan 19 jaar zijn, verstuurd. Hiervan hebben 205 leden gereageerd.
Van deze 205 leden was een kwart vrijgesteld van bardiensten.
De uitslag van de enquête zal op de website van de vereniging geplaatst worden.
De insteek is dat de bardiensten goed geregeld zijn.
Er is o.a. voorgesteld dat als leden die onverwachts invallen of meer dan de geplande bardiensten willen draaien hier een vergoeding van bv. € 20,- euro voor ontvangen. Deze vergoeding wordt dan betaald uit de afkoopregeling en betaalde boetes.
79% van de leden die de enquête ingevuld hebben zijn hier een voorstander van.
In de huidige bardienstreglement zijn leden van 65 jaar en ouder vrijgesteld van bardienst. 66% van de leden die de enquête ingevuld hebben zijn het hier niet mee eens.
Er volgt een discussie waar in het kort de navolgende punten aangegeven worden:
- kan de vergoeding van de bardiensten niet in mindering worden gebracht op het contributiebedrag;
- als er een vergoeding gegeven wordt voor het draaien van extra bardiensten dan krijg je 2 soorten vrijwilligers;
- in hoeverre kan de vergoeding als loon beschouwd worden;
- wordt er wel goed gekeken naar de achterkant. De planning van de bardiensten verloopt niet altijd even goed;
- kan er een overzicht bijgehouden worden van leden die geen ingeplande bardienst hebben gedraaid, zodat zij hierop aangesproken kunnen worden;
- géén schandpaalprincipe hanteren;
- als er een boete is opgelegd doordat er geen bardienst gedraaid is, kan deze boete gehalveerd worden als daarna toch een bardienst gedraaid wordt;
- een vaste indeling van bardiensten maken;
- de barcommissie verantwoordelijk is voor een goede communicatie;
- kan de leeftijdsgrens waarop bardienst gedraaid moet worden komen te liggen op 70 jaar;
- kan er voor leden van 65 jaar en ouder 1 bardienst in plaats van 2 ingesteld worden.
Geantwoord wordt:
- vergoeding in mindering brengen op de contributie wordt een te grote administratie rompslomp;
- elk goede oplossing voor het goed functioneren van de bardienst is welkom;
- de vergoeding is gewoon een vergoeding, gelet op de hoogte van het bedrag wordt dit niet als loon aangemerkt, dit is al nagegaan;
- normaal gesproken krijgt een ieder die bardienst moet draaien een mailtje;
- de barplanning is een enorme klus. Cor Bierman wordt nu bijgestaan door Irma Viehoff;
- voor wat betreft het halveren van boetes als er op later moment een bardienst wordt gedraaid dient in een bestuursvergadering besproken te worden;
- voor dit jaar zou 1 bardienst voor leden van 65 jaar en ouder een oplossing kunnen zijn, maar de vergadering gaat akkoord met 2 bardiensten indien dit nodig blijkt.
De overgebleven vragen worden naar tevredenheid beantwoord.
Alles overwegende dient de vergadering over 2 punten te stemmen, namelijk:
1. Is de vergadering voor een vergoeding:
- bij het onverwachts invallen
of
- bij meer dan de geplande bardiensten draaien.
De meerderheid van de vergadering gaat hiermee akkoord.
2. Is de vergadering voor het draaien van bardiensten door leden van 65 jaar en ouder.
De meerderheid van de vergadering gaat hiermee akkoord.
12. Aftreden secretaris, invulling vacature
Jeanette Verbeek treedt af als secretaris van de vereniging. Zij wordt voor haar werkzaamheden bedankt door de voorzitter.
Voorgesteld wordt om Carole van der Louw te benoemen in de functie van secretaris.
De vergadering gaat hier - met applaus - mee akkoord.
13. Rondvraag
Marieke Dam vraagt of bij bijzondere gelegenheden, zoals bijvoorbeeld het open toernooi en het jaarfeest, ervaren barkeepers ingedeeld kunnen worden.
Toegezegd wordt dat dit punt meegenomen zal worden.
Peter Paul Schrauwen geeft aan dat met name op baan 3 veel water blijft liggen en dat o.a. deze baan glad is en of hier wat aangedaan kan worden.
Eddy Vermeulen zegt dat de wateroverlast niet aan het drainagesysteem kan liggen en verwijst naar de vele regenbuien van de afgelopen tijd.
Hans de Kok geeft op de vraag of er wat aan de gladheid gedaan kan worden bevestigend antwoord.
Jan Snijders vraagt of de geluidinstallatie vervangen kan worden.
Dit zal meegenomen worden.
Irma Viehoff stelt dat sommige commissies over een overvloed van leden beschikken en vraagt of hier een maximum aangesteld kan worden, zodat wellicht de andere vacatures – zoals o.a. barhoofd - ingevuld kunnen worden.
Aangegeven wordt dat aan het aantal leden per commissie geen maximum gesteld zal worden.
De oproep voor invulling van de vacatures zal de nodige aandacht bij het bestuur vragen.
Ine van Heugten stelt dat er soms veel bladeren op de banen aanwezig zijn.
Eddy Vermeulen en Hans de Kok antwoorden dat als het blad nat is, het blad niet opgezogen kan worden. Er wordt dan geveegd. De bladeren worden wel opgeruimd.
Op de vraag van André de Vree of de keukenbezetting te maken heeft bij speciale evenementen binnen de vereniging wordt bevestigend geantwoord.
Wim de Jongh zegt dat hij regelmatig constateert dat de geldlade met (beperkte) inhoud nog in de kassa zit, terwijl het geld in de kluis gedaan behoort te worden.
Henk Bleeker zegt dat hier de nodige aandacht aan geschonken zal worden.
14. Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde wordt de vergadering om 21.45 uur door de voorzitter, Jacqueline Knijnenburg, onder dankzegging van de inbreng van de aanwezigen, gesloten.
Zij wenst eenieder prettige feestdagen toe en nodigt nogmaals allen uit voor de nieuwjaarsreceptie op zondag 3 januari, aanvang 15.00 uur.